<span class="txt-white-desktop">5 korakov do ultra produktivnosti</span> <span class="txt-white-desktop">5 korakov do ultra produktivnosti</span>

5 korakov do ultra produktivnosti

Biti zelo zaposlen še ne pomeni nujno biti produktiven. Morda se vam zdi, da nimate časa, da bi normalno zadihali in da delate od jutra do večera. A koliko zares opravite v tem času?

Verjetno se niti ne zavedate, koliko časa izgubite zaradi pomanjkljive organizacije in slabega izkoristka dneva.

Kaj pa, če bi vam rekli, da lahko v krajšem času naredite več – in to vsak dan?

Potrebno bo uvesti nekaj sprememb in novih navad, a na koncu se vam bo obrestovalo. Dosegli boste večjo produktivnost, več prostega časa, boljši nadzor in večji občutek zadovoljstva.

1. V svoj vsakdan vpeljite rutino

Kreativnost in rutina ne gresta z roko v roki? Pozabite. Ta mit je povsem brez podlage. Pravzaprav si najbolj uspešni, produktivni in kreativni ljudje dan porazdelijo na več rutinskih opravkov.

Z rutinskim pristopom si rezervirate čas za kreativnost, ki v kaotičnem dnevu sicer ne bi nikoli prišla na vrsto. Poleg tega navade možganom pošiljajo signale, v katero stanje se podajate – ali je torej čas za analitično delo, kreativno razmišljanje ali morda odklop.

  • Jutranja rutina

Ustvarite rutino, s katero boste dan vedno začeli z zagonom in pozitivno naravnanostjo. To je lahko preprosto pitje kave ob prebiranju najljubše knjige ali poslušanju motivacijskega podcasta, morda jutranji tek in mrzla prha. Lahko je zaporedje teh dejanj.

Vsekakor pa nikar ne odpirajte e-pošte, še preden vstanete iz postelje. To pustite za pozneje.

  • Rutina ob začetku dela

Ta rutina vas bo privedla do stanja, ko boste vedeli, da je treba resno poprijeti za delo. Lahko gre za pripravo čaja in vrča vode, pregled dnevnega načrta in strukturiranje poteka dela.

  • Večerna rutina

Ni boljše energijske bombe kot kakovosten spanec. Zato vpeljite večerno navado, ki vam bo to omogočila. Uro pred spanjem pozabite na delo in se ponovno osredotočite nase. Tuš, malce nege, dobra knjiga v roki, druženje z boljšo polovico … karkoli, kar vas bo sprostilo.

Vse vrste zaslonov naj bodo daleč proč. Ne želite si motenj, ki bi vaše misli ponovno spravile v pogon prav v trenutku, ko potrebujete počitek.

 

2. Tedensko sestankujte sami s seboj

Se spomnite zaobljub ob začetku leta? Kaj je zdaj z njimi, kje so se izgubile? Zastavljeni cilji brez načrta so namreč samo želje.

Zato bodite sami svoj mentor. Vzemite si dan v tednu (strogo določite dan in uro), ko boste analizirali minuli teden in načrtovali prihodnjega. Tega ne naredite le v mislih, temveč vse zabeležite v rokovnik ali osebni dnevnik.

Točke sestanka so lahko naslednje:

  • Preglejte dosežke

Vprašajte se, ali ste v tem tednu dosegli želene cilje, in ocenite svoje delo. Preverite, ali se držite na novo uvedenih navad.

  • Opredelite težave

Ta točka je ključen korak do napredka. Vprašajte se, kaj vam je vzelo največ časa in kako bi take naloge lahko bolje optimizirali. Pomislite na stresne situacije in na to, kaj jih je povzročilo, nato pa razmislite, kako jih lahko preprečite. Prav tako opredelite naloge, ki se vam najbolj upirajo. Tako boste ugotovili, za kaj je morda bolje najti osebo, ki bo te naloge opravljala namesto vas.

  • Načrtujte naslednji teden

Navigacijo uporabljate zato, da hitreje pridete na cilj in porabite manj dragocenega goriva. Enako razmišljajte o načrtovanju novega tedna. Določite, kaj želite v naslednjih sedmih dneh doseči in katere nove navade vpeljati. Naredite načrt za prav vsak dan posebej, in sicer do ure natančno.

  • Ne pozabite na hobije

Na urnik dodajte tudi hobije. Ni res, da nimate časa zase in za stvari, ki se ne tičejo kariere in službe – samo ne vzamete si ga. Če vnaprej določite čas, v katerem lahko počnete, kar želite, bo to veliko lažje.

Za večjo produktivnost je izredno pomembno, da odpravite ves miselni kaos, saj bo vaš um le tako dosegel čistost, vi pa si boste nabrali novo življenjsko energijo.

  • Opomnite se, zakaj

Na koncu sestankovanja vsakič znova razmislite in tudi zapišite, kaj je razlog, da vse to počnete. Z jasnim »zakaj« bo tudi vsak »kako« lažji in manjkrat boste brezvoljni.

 

3. Prenehajte z večopravilnostjo

Ste kdaj ugotovili, da določeno opravilo raztegnete čez ves dan, namesto da bi kljukico naredili že po uri dela?

Kriva je večopravilnost. Če imate sposobnost delanja več stvari hkrati in se s tem radi pohvalite, to še ne pomeni, da je takšno delo tudi učinkovito.

Verjetno ste že ugotovili, da potrebujete nekaj časa, da res »padete« v določeno opravilo. Zakaj se torej na tej točki ustaviti in pozornost usmeriti v nekaj popolnoma drugega? Pojdite raje po vrsti in opravite nalogo za nalogo.

Do večje osredotočenosti vam lahko pomaga že izklop potisnih obvestil na vašem telefonu. Obvestila o prejeti e-pošti, dogajanju na družbenih omrežjih in razna sporočila – vse to je usodno za vašo produktivnost.

Kaj še lahko pomaga:

  • joga in meditiranje,
  • motiviranje z nagradami (5-minutni odmor si lahko privoščim, ko opravim to nalogo),
  • uporaba aplikacij, kot sta Self-control za Mac in Self-Restraint za PC.

 

4. Sledite pristopu 80/20 in začnite z najzahtevnejšimi nalogami

Če se vam zdi, da ste vedno v zaostanku in se počutite zasuti z delom, vam od srca priporočamo, da v svoj delovni proces uvedete pristop 80/20.

Ta pristop predvideva, da 80 % nalog namenite 20 % truda in 20 % nalog namenite 80 % truda. Da boste to uspešno izvajali, pa morate določiti prioritete. Ugotoviti morate, katere stvari in naloge so najpomembnejše, katere pa bolj stranske oz. zanje ni potrebno toliko truda.

Perfekcionisti se boste morali naučiti, da časa in energije za popolnost ni. Zadovoljiti se morate z dovolj dobrim. Takojšnja akcija pomeni več kot dolgotrajno prizadevanje za še boljše. Velikokrat je namreč najpomembnejše to, da so stvari preprosto narejene.

Zagotovo pa vam bo v veliko olajšanje, če boste dan vedno začeli z najbolj nujnimi nalogami in nadaljevali z najzahtevnejšimi. Tako boste sproti razreševali stresne situacije.

 

5. Pozornost namenite okolici

To, kar večopravilnost naredi z vašim umom, fizični nered naredi z vašimi čuti – daje občutek stresa in onemogoča kreativnost.

Kako se torej znebiti nereda in okolico urediti v svoj prid?

Raziskave kažejo, da lahko že samo ustrezna dekoracija poveča produktivnost in zadovoljstvo pri delu za 15 %. Obdajte se z barvami, elementi in rastlinami, ki vas navdihujejo. Hkrati pa ne pretiravajte – minimalističen pristop je potrjeno boljši, saj druge stvari ne preusmerjajo pozornosti.

Ne pozabite niti na ohranjanje organiziranega digitalnega okolja. Vsak dan si znova in znova uredite namizje, pobrišite nepotrebno, ponovno popredalčkajte dokumente. Na to opravilo prisegajo tudi zelo uspešni poslovneži.

Predstavljajte si, kakšna bi lahko bila vaša realnost čez tri mesece, če boste danes začeli z majhnimi spremembami. In, po drugi strani, kakšna bo, če boste delali vse enako?

Dobra motivacija, kajne? To predstavo si čim večkrat prikličite pred oči in zagotovo vas bo pripeljala do uspeha.

V A1 poslovnim uporabnikom nudimo vrsto naprednih pisarniških rešitev, s katerimi boste poenostavili in pospešili prehod svojega poslovanja v digitalno dobo.