<span class="txt-white-desktop">7 razlogov, zakaj nikoli ne opravite vseh nalog s seznama</span> <span class="txt-white-desktop">7 razlogov, zakaj nikoli ne opravite vseh nalog s seznama</span>

7 razlogov, zakaj nikoli ne opravite vseh nalog s seznama

Seznam nalog je eden najpomembnejših elementov uspešnega upravljanja s časom. Vendar pa svojo vlogo opravi le, če je narejen na pravi način – sicer nas lahko le omejuje.

Ste tudi vi naveličani opravljanja enih in istih nalog vsak dan? Spoznajte sedem napak, ki jih delamo pri izdelovanju in izpolnjevanju seznama nalog ter se naučite, kako jih lahko odpravite.

 

1. En seznam tu, drug seznam tam …

Bodite iskreni: če bi želeli preveriti, kaj vse morate danes narediti v službi, tega najbrž ne bi našli na enem seznamu. Namesto tega imate naloge razporejene na nekaj samolepilnih lističih, v beležki, v elektronskih sporočilih in mogoče še v kakšni aplikaciji. Kako se znajti?

Če želimo imeti pregled nad vsemi nalogami, ki nas čakajo, morajo te biti združene na enem mestu. Izberite najljubšo metodo in začnite načrtovati! Naj bo to planer, aplikacija ali le preprost seznam – ko imamo vse naloge na enem mestu, nam to omogoči lažje načrtovanje in boljši izkoristek časa.

Ne glede na to, katero metodo beleženja nalog izberete, pa se prepričajte, da lahko naloge na seznam dodajate kadar koli in kjer koli. Če izberete določeno aplikacijo, si jo namestite tako na računalnik kot na telefon. Enako velja za beležko, ki jo v tem primeru poskusite vedno imeti s seboj. Tako se boste izognili pozabljanju nalog, saj jih boste lahko na seznam dodali takoj, ko boste zanje izvedeli.

Če pogosto precenite število nalog, ki jih lahko opravite v dnevu, ali pa redno opuščate nekatere naloge, lahko za seznam nalog izkoristite tudi svoj koledar. Naloge preprosto ustrezno časovno umestite v svoj dan, tako kot bi umestili sestanek. Najpomembnejše je, da ste pri ocenjevanju potrebnega časa realistični. Če izberete ta način, ne pozabite nekaj časa v koledarju posvetiti tudi pregledovanju elektronskih sporočil in podobnim ponavljajočim se dnevnim opravilom.

Kljub temu, da svetujemo uporabo enega seznama nalog, pa je dobro ločiti seznam nalog za delo in seznam preostalih nalog, ki se ne navezujejo na službo. Tako se v prostem času ne boste ukvarjali s službo in obratno.

 

2. Premalo specifične naloge

Na seznamih nalog se prepogosto znajdejo le besede, kot so e-pošta, sestanek ali trgovina.

Vendar pa takšni opisi ne povedo dovolj. Naloge na seznamu morajo biti specifične, poleg tega pa morajo odražati dejanje in nas spodbuditi k akciji. Tako namesto »e-pošta« na seznam nalog raje napišite »Odgovori sodelavcu na e-pošto glede spletne strani,« namesto »sestanek« pa »Skliči sestanek za izmenjavo idej.«

Tako bomo ob pogledu na seznam takoj vedeli, kaj moramo narediti, že sam zapis pa nas bo spodbudil in motiviral za delo.

 

3. Predolg seznam

Običajno se dogaja, da na seznam napišemo vse naloge, ki se jih lahko spomnimo. Sicer je dobro, da so vse naloge zapisane in imamo tako pregled nad njimi, vendar pa moramo naloge razvrstiti glede na prioritete in v skladu s tem časovno razporediti njihovo izvedbo.

Delegiranje nalog

Preglejte svoj seznam. Se na njem znajdejo tudi naloge, ki niso neposredno vezane na vaše delo? Pogosto se dogaja, da opravljamo naloge drugih oseb iz naše ekipe. Čeprav je pomoč seveda v vsaki ekipi dobrodošla, pa pogosto na našem seznamu pristanejo tudi naloge, za katere bi pravzaprav moral biti zadolžen nekdo drug.

Če ugotovite, da so takšne naloge tudi na vašem seznamu, se jih ne bojte delegirati. Tako se bo vaš seznam nalog čudežno sprostil in imeli boste čas, da se posvetite pomembnejšim opravilom.

Pravilo 1/3/5

Pri načrtovanju dnevnega seznama nalog upoštevajte pravilo 1/3/5. To pravilo navaja, da lahko v enem dnevu opravimo eno večjo nalogo, tri srednje in pet manjših. To pravilo je odlično za načrtovanje delovnega dne, saj omogoča boljši pregled in večjo fleksibilnost. 

Pomembno je, da znate naloge razvrstiti glede na prioriteto. Če vaše delo vsak dan prinese nepričakovane naloge, v dnevnem načrtu pustite dve ali tri naloge nezasedene. Če boste prejeli novo nujno nalogo, boste imeli zanjo čas, v nasprotnem primeru pa se lahko lotite opravil, ki se niso uvrstila na seznam tistega dne.

Dodaten nasvet: poskusite vsaj eno pomembno nalogo opraviti še pred kosilom. Po možnosti naj gre za obsežnejšo nalogo, ki vam je najmanj všeč. Tako boste imeli v nadaljevanju dneva več časa in motivacije, da se posvetite drugim opravilom.

 

4. Napačno ocenjevanje potrebnega časa

Že pri prejšnji točki smo ugotovili, da je ustrezna časovna razporeditev nalog pomembna za našo produktivnost. Naučiti se moramo pravilno oceniti čas, ki je potreben za izvedbo določene naloge. Napačno ocenjevanje časa namreč vodi do previsokih pričakovanj, ob neizpolnjenih nalogah pa do občutka neproduktivnosti.

Ko načrtujemo naloge in čas za njihovo izvedbo, moramo pričakovati tudi nepričakovano. Zato si vsak dan pustite nekaj časa, ki ga lahko izkoristite za delo pri nalogah, ki ste jih nepričakovano prejeli isti dan, odgovarjanje na elektronska sporočila in usklajevanje s sodelavci.

5. Večopravilnost

Se pogosto hvalite s svojo sposobnostjo za večopravilnost? Če to zmorete, še ne pomeni, da ste tudi učinkoviti.

Preskakovanje med nalogami nikoli ni tako učinkovito, kot če se posvetimo le eni nalogi, dokler je ne opravimo. Pomislite: ko se med opravljanjem določene naloge lotite druge, potrebujete nekaj časa, da se ji zares posvetite. Še več časa pa potrebujete, da pozneje nadaljujete s prejšnjo obveznostjo. Vaš miselni proces je bil prekinjen in vračanje v prejšnje miselno stanje vam krade dragocene minute.

Ko opravljanje ene naloge prekinete zaradi druge, se nobeni od njiju zares ne posvetite. Posledica ne bo le slabo izkoriščen čas, pač pa bo naloga narejena precej manj kakovostno.

 

6. Načrtovanje seznama nalog zjutraj

Ste med tistimi, ki začnejo pripravljati seznam nalog zjutraj, ko pridejo v pisarno, ali pa po možnosti že med zajtrkom?

Bolje je, če si za načrtovanje nalog rezervirate nekaj minut ob koncu delovnega dne. V tistem trenutku boste namreč točno vedeli, kje ste končali delo in kaj vse morate nujno narediti naslednji dan. Z načrtovanjem vnaprej boste umirili misli, zjutraj pa boste točno vedeli, kaj vas čaka. Dodatna prednost je, da se boste lahko takoj po prihodu lotili dela in ne boste zapravljali nepotrebnega časa za razmišljanje o tem, kaj vse morate opraviti.

Ko pripravljate seznam nalog za prihodnji dan, ne pozabite upoštevati tudi vseh zgornjih nasvetov:

  • - razvrstite opravila po pomembnosti (upoštevajte pravilo 1/3/5),
  • - ustrezno ocenite čas, ki ga boste porabili za določeno nalogo,
  • - pri zapisovanju nalog bodite specifični,
  • - delegirajte nepotrebne naloge in
  • - rezervirajte si čas tudi za nepričakovano.

 

7. Preveč sestankov

Ko vas med izvajanjem določene naloge zmoti sestanek, po zaključenem sestanku spet potrebujete nekaj časa, da se zares posvetite opravilu. Gre za podobno težavo kot pri večopravilnosti.

Dan, ki je v veliki meri sestavljen iz sestankov, pomembno vpliva na vašo produktivnost. Ko so sestanki razporejeni skozi ves dan, med njimi nimate dovolj časa, da bi se posvetili drugim opravilom. Dneva je konec, vi pa niste uspeli dokončati nobene naloge.

Zato poskusite sestanke organizirati v enem delu dneva, drugi del pa namenite opravljanju nalog s seznama. Tako bo dan bolje strukturiran, vi pa boste nedvomno bolj učinkoviti.

Dodaten nasvet: veliko sestankov bi bilo lahko nadomestilo elektronsko sporočilo ali telefonski klic. Premislite, ali je osebno sestajanje zares nujno. Če ni, si raje vzemite čas za klic ali sporočilo in tako prihranite dragocen čas ne le sebi, temveč tudi vsem drugim udeležencem.

Zavedamo se, da načrtovanje vnaprej najbrž ni vaša najljubša dejavnost – še posebej ne ob koncu dneva, ko bi se raje posvetili prijetnejšim stvarem. A samo pomislite na tisti občutek, ko boste lahko končno prečrtali vse naloge s svojega seznama opravil. Če boste naše nasvete dosledno upoštevali vsak dan, boste to prej ali slej izkusili.

 

V A1 poslovnim uporabnikom nudimo še vrsto naprednih pisarniških rešitev, s katerimi boste zagotovo povečali produktivnost pri svojem poslovanju.