<span class="txt-white-desktop">Kako poskrbeti za organiziranost ekipe v času dela na domu?<span/> <span class="txt-white-desktop">Kako poskrbeti za organiziranost ekipe v času dela na domu?<span/>

Kako poskrbeti za organiziranost ekipe v času dela na domu?

Delo na domu prinaša veliko izzivov, s katerimi se največkrat soočajo vodje, ki so odgovorni za uspešno komunikacijo in organizacijo celotne ekipe. Čeprav so zaposleni med seboj oddaljeni le nekaj kilometrov, se lahko razdalja med njimi v resnici zdi neskončna.

Kako torej uspešno koordinirati ekipo in ohraniti zadovoljne zaposlene? Za vas smo pripravili seznam uporabnih aplikacij, ki bodo kmalu postale nepogrešljiv del vašega vsakdana. V nadaljevanju razkrivamo še nasvete, ki vam bodo v pomoč pri organizaciji zaposlenih.

1. Izkoristite tehnologijo

Dobro organizirane ekipe med seboj komunicirajo večkrat na dan. Tako ohranjajo motivacijo za delo, ostanejo v koraku z nalogami sodelavcev in uspešno sodelujejo pri skupinskih projektih.

Za usklajeno komunikacijo in organizacijo celotne ekipe izkoristite prednosti tehnološke opreme. Izberite učinkovito programsko opremo in ustrezna orodja, ki bodo poskrbela za usklajeno delovanje zaposlenih.

V nadaljevanju smo pripravili seznam potrebne opreme, ki jo mora imeti vsaka organizirana ekipa:

  • Aplikacije za skupinsko komuniciranje pogosto predstavljajo virtualno pisarno, kjer se združijo zasebni in poslovni pogovori. Oboji so zelo pomembni in igrajo ključno vlogo pri povezovanju celotne ekipe. Bolj ko je povezana ekipa, bolj motivirana bo za delo in boljše rezultate bo dosegla. Trenutno priljubljene tovrstne aplikacije so Slack, Twist in Flock, več o njih pa lahko preberete na povezavi. 
  • Aplikacije za upravljanje nalog, ki omogočajo merjenje časa, posvečenega določenemu projektu, komuniciranje s celotno ekipo in upravljanje nalog vseh članov ekipe ter tudi deljenje datotek. Predlagamo, da preverite Asano, Todoist in Trello ter izberite najprimernejšo aplikacijo za svoje delo. Pri tem naj vam bo v pomoč naš prispevek. 
  • Aplikacije za video klice so zelo priročne, saj sestanke bolj personalizirajo, ohranjajo pristnejšo kulturo podjetja in hkrati olajšajo celotno komunikacijo. Tovrstne aplikacije ponujajo širok nabor funkcij – vse od deljenja zaslonov in datotek do skupinskih pogovorov. Trenutno najbolj priljubljena programske opreme za video klice so Google Hangouts, Microsoft Teams, Zoom, Skype in Whatsapp. Na povezavi preverite njihove specifične lastnosti in nabor funkcij, ki jih ponujajo.

2. Pristna komunikacija

V zadnjih 15 letih se je število delavcev, ki vsaj en dan opravljajo delo na domu, povečalo za kar 35 %. Prav zato so nekateri vodje vajeni koordinirati oddaljene ekipe. Kaj pa tisti, ki jih je trenutna situacija prisilila v delo na domu? Zelo pomembna je iskrena komunikacija. Zaposleni morajo vedeti, da se lahko zanesejo na vas in vam zaupajo.

Namesto mikroupravljanja bodite pristni, iskreni in z zaposlenimi večkrat tedensko komunicirajte iz oči v oči. Svoji ekipi prisluhnite, upoštevajte njihove predloge in empatično pristopajte do težav.

3. Bodite organizirani

Ne glede na velikost svoje ekipe morate poznati naloge posameznikov, saj lahko le tako ostanete organizirani. Izberite programsko opremo, s katero boste spremljali napredek svojih zaposlenih in ohranjali nadzor nad uresničevanjem ciljev podjetja. Posamezniki lahko svoj napredek z vami delijo prek aplikacij za upravljanje nalog, o katerih smo že pisali.

Zelo pomembno je, da niste organizirani le vi, temveč tudi vaši zaposleni. Dogovorite se, kako boste usklajeno komunicirali, zapisovali svoj napredek in sodelovali pri skupinskih projektih. Ekipo spodbujajte k deljenju svoje razpoložljivosti z drugimi. To v praksi pomeni, da v skupinski koledar beležijo ure in dneve, ko zaradi osebnih razlogov ne morejo biti dosegljivi ves čas.

4. Bodite zaupljivi in potrpežljivi

Med delom na domu svoje ekipe ne morete videti, kar lahko hitro vzbudi dvom o njihovi produktivnosti. Zaupanje zato predstavlja enega od največjih izzivov dela na domu.

Je pomemben dejavnik delovnega mesta in odraža zadovoljstvo in uspešnost zaposlenih. Če bodo zaposleni dobili občutek, da jim ne zaupate, bodo tudi sami kmalu postali nezaupljivi.

5. Bodite spodbudni

Raziskave kažejo, da imajo zaposleni, ki jih drugi pohvalijo, visoko raven energije, večjo motivacijo in so posledično bolj predani svojemu delu. Ekipo večkrat pohvalite, prek video klicev praznujte dosežke podjetja in posameznikov ter tako dodatno motivirajte celotno ekipo. Za motivacijo ekipe lahko naredite še marsikaj – preberite prispevek, kjer smo svetovali, kako kar najbolje motivirati svoje zaposlene. 

 

Predstavili smo vam nasvete, kako poskrbeti za organiziranost celotne ekipe, in zdaj je čas, da tudi sami preizkusite katerega od njih. Upamo, da vam bodo pomagali pri vsakodnevni koordinaciji in poskrbeli za uspešnost v domačih pisarnah.

 

V A1 poslovnim uporabnikom za preprost začetek in lažjo motivacijo nudimo vrsto naprednih pisarniških rešitev, s katerimi boste poenostavili in pohitrili prehod lastnega poslovanja v digitalno dobo.