<span class="txt-white-desktop">Kako postati mojster upravljanja s časom?</span> <span class="txt-white-desktop">Kako postati mojster upravljanja s časom?</span>

Kako postati mojster upravljanja s časom?

V vsakem dnevu imate na voljo natančno 24 ur. Nekaterim to preprosto ni dovolj, da bi uspešno opravili vse stvari, ki se kopičijo na njihovem seznamu opravil. Spet drugi se nalog lotijo učinkovito in imajo na koncu dneva odkljukano vse, brez izjeme. Zakaj je tako?

Je na njihovem seznamu manj opravil? Ali pa jih je približno enako, vendar zanje porabijo manj časa? So njihove naloge lažje?

Ste kdaj pomislili na to, da so morda ljudje, ki jim zavidate čas za njihova opravila, preprosto strokovnjaki za upravljanju z lastnimi minutami? Dobra plat tega včasih bolečega dejstva je, da gre za spretnosti, ki se jih z lahkoto nauči vsak posameznik.

V naslednjih vrsticah boste našli nasvete, ki vam bodo pomagali veliko bolj učinkovito upravljati s časom.

Spremljajte svoj čas

Prvi korak pri uspešnem upravljanju s časom je spremljanje vsake minute dela. Morda mislite, da boste za odgovarjanje na e-pošto, ki je čez noč nabrala v vašem nabiralniku, porabili zgolj 45 minut, v resnici pa vam to vzame več kot uro, morda celo dve.

Če svojim nalogam in njihovemu trajanju ne sledite prav učinkovito, razmislite o aplikacijah in dodatkih, ki bodo namesto vas merile čas . Na trgu je takih orodij kar precej. Spodbujamo vas, da pred odločitvijo naredite svojo raziskavo in se odločite za tisto orodje, ki je najbolj primerno za vaše potrebe. Najbolj znana so RescueTime, Everhour in Toggl.

Zdaj lahko svoj čas hitro razporedite in spremljate napredek

Pripravite si preprosto tabelo, v kateri si označite načrtovani čas, ki ga boste porabili za vsako nalogo. Tako boste zmanjšali možnosti za prokrastinacijo, saj boste ob pogledu na tabelo točno vedeli, koliko naj zastavljena naloga traja.

Vse skupaj se lahko celo spremeni v igro, v kateri tekmujete sami s seboj in predvidenim časom.

Načrtujte

Poskrbite, da bo vaš načrt za naslednji delovni dan že pripravljen, preden stopite v pisarno.

To lahko naredite na enega izmed dveh načinov:

  • Pripravite seznam opravil za naslednji dan že v službi, preden zapustite pisarno. Tako boste ob prihodu naslednje jutro točno vedeli, kaj morate narediti in katere so vaše prioritete.
  • Zjutraj seznam nalog pripravite doma, še preden greste v službo. Pozorni bodite na vsaj dve ali tri najbolj pomembna opravila in se nanje osredotočite na vrhuncu vaše produktivnosti, kar je običajno takoj zjutraj, ko so vaše misli še sveže.

Razumemo, da morda menite, da seznama opravil ne potrebujete. Vsi smo namreč pogosto prepričani, da imamo »vse v glavi«. A pomislite na količino časa, ki ga porabite za razmišljanje o nalogah, ki vas čakajo.

Katere vaše naloge morajo biti nujno dokončane do konca delovnega dne? Pri katerih projektih sodelujete? Ste kaj izpustili?

In potem ponovno, ob prihodu domov. Ste res dokončali vse? Vprašanje vas lahko grize tudi celo noč. Vsi smo namreč samo ljudje – in včasih preprosto pozabimo. Vse skrbi lahko enostavno izbrišete iz svojega urnika v petih minutah z pravilno sestavljen seznam.

Vas zanima, kako učinkovito pripraviti in odkljukati vse naloge na vašem seznamu? Pravzaprav je precej preprosto! Preberite tukaj.

Začnite z najpomembnejšo nalogo

Večina posameznikov ima največ energije takoj zjutraj ob prihodu v pisarno. Res je, da smo morda pred prvo kavo ali čajem še vedno malce zaspani in se premikamo počasneje, vendar se bosta naša energija in pripravljenost za delo čez dan zgolj zmanjševali. Vedno pogosteje bomo gledali na uro in se pripravljali na odhod domov.

Zato je zelo pomembno, da seznam opravil oblikujete ne samo od najbolj pomembnega proti manj pomembnim, temveč tudi od najbolj zahtevnega proti manj zahtevnim.

Kakšen je smisel v odlašanju pri nalogah, ki se jih ne želite lotiti? Popijte torej svojo izbrano toplo pijačo, napolnite trebušček in veselo na delo!

Izključite vse moteče dejavnike

V 21. stoletju na našo žalost kar mrgoli izredno motečih dejavnikov. Koliko aplikacij imate trenutno na telefonu? In koliko od njih pogosto zmanjšuje vašo produktivnost in voljo do učinkovitega dela? Pogosto se zaradi vseh podatkov, ki prihajajo na naš zaslon, znajdemo v fazi, ko brez prestanka vpeljujemo nesmiselne premore v delo.

Ko, na primer, pišemo pomembno poročilo za novo stranko in s kotičkom očesa opazimo novo sporočilo na zaslonu telefona. Ali pa naredimo »neškodljiv« premor za odgovarjanje na e-pošto in vmes še preverimo današnje novice.

Vsi ti moteči dejavniki, čeprav na prvi pogled neškodljivi, močno zmanjšajo našo produktivnost in podaljšajo čas, ki bi ga sicer porabili za omenjeno poročilo.

Rešitev je pravzaprav precej preprosta: »Out of sight, out of mind!«

Tudi za tako težavo danes poznamo veliko aplikacij, s katerimi lahko preprosto blokiramo določene spletne strani (kot sta Twitter in Facebook) za omejen čas. Priporočamo predvsem FocusMe ter Self-Control (pozor, ta je samo za Macove uporabnike).

Uporabite koledar

Veliko ljudi še vedno prisega na rokovnike. Nekateri si stvari enostavno raje zapišejo s kulijem ali svinčnikom, da si dogodek lažje zapomnijo. Če ste eden od njih, priporočamo Little Mission. Z nakupom podpirate slovensko podjetje, prav tako pa so vsi rokovniki narejeni iz recikliranega in naravi prijaznega materiala, s čimer poskrbite še za zeleno prihodnost.

Če prisegate na spletne koledarje, jih je na voljo malo morje. Poleg tega, da so popolnoma brezplačni ali pa vsaj cenovno zelo ugodni, omogočajo tudi sinhronizirano uporabo na vseh vaših napravah. Zelo so uporabni, če na svoje sestanke radi pozabljate, saj vas bodo pred dogodkom nanj opozorili. Priporočamo Googlov koledar.

Razumemo, da je včasih težko narediti nekaj dodatnih korakov zavoljo učinkovitosti. Dobra novica je, da ljudje ne potrebujemo veliko časa, da iz nevšečnega opravila ustvarimo navado. Če uporabite zgolj teh nekaj predlogov, bo 24 ur končno dovolj. Čas teče! Naj ne teče v prazno.

V A1 poslovnim uporabnikom za preprost začetek in lažjo motivacijo nudimo vrsto naprednih pisarniških, tržnih in varnostnih rešitev, s katerimi boste poenostavili in pohitrili prehod lastnega poslovanja v digitalno dobo.