Učinkovita komunikacija ekipe v času dela na domu in najboljše aplikacije Učinkovita komunikacija ekipe v času dela na domu in najboljše aplikacije

Učinkovita komunikacija ekipe v času dela na domu in najboljše aplikacije

V času pandemije je učinkovita komunikacija ključna za delovanje celotne ekipe, zato smo za vas pripravili prispevek, kjer predstavljamo nasvete, ki vam bodo pomagali pri uspešni komunikaciji z vašo ekipo.

Da boste kar najbolje izkoristili dosežke sodobne tehnologije, vam v nadaljevanju pomagamo pri izbiri najprimernejše aplikacije, ki bo poskrbela za usklajeno komunikacijo.

1. Redni vsakodnevni sestanki

Pri delu na domu vas čaka kar nekaj izzivov, ki jih lahko premagate s samodisciplino in organizacijo. Ker vas pri delu ne motivirajo sodelavci, je nujno, da z njimi ostanete v stiku na drugačen način. Pri tem uporabljajte aplikacije z možnostjo skupinskih pogovorov in programsko opremo za video klice, ki jo razkrivamo v nadaljevanju.

Redni vsakodnevni sestanki prek video programske opreme so odličen način za vsakodnevno ohranjanje potrebne motivacije za delo, spremljanje nalog sodelavcev in načrtovanje skupinskih projektov. Vsak član ekipe naj na sestanku na kratko pove, kakšne obveznosti ga čakajo tisti dan in sporoči, ali pri tem potrebuje pomoč kakšnega drugega člana ekipe – s katerim se nato samostojno dogovorita za nadaljnje sodelovanje. Smiselno je, da jutranji sestanki niso predolgi, temveč so zgolj kratke in informativne narave.

2. Aktivno sodelovanje v pogovorih

Poslovni pogovori niso edini, ki vam pomagajo ostati v stiku z ekipo. Pomembna je tudi zasebna komunikacija, ki jo lahko izvajate s pomočjo aplikacij za skupinsko komuniciranje. Ta omogoča sodelovanje in komuniciranje s celotno ekipo, pri čemer lahko ustvarite številne pogovore, posvečene določeni tematiki. Presodite, kdaj je čas za resno delo in kdaj za zabavo – ko lahko pošiljate gife in klepetate o zasebnem življenju.

3. Uporabljajte skupinski pogovor

Vaše delo najverjetneje vpliva tudi na druge sodelavce, zato je priporočljivo, da čim več komunicirate v skupinskem pogovoru – kjer lahko vsi vidijo vaša sporočila in vam hkrati pomagajo. Imate kreativno blokado ali ne najdete rešitve za določeno težavo? Zaupajte jo sodelavcem v skupinskem klepetu in presenečeni boste, kako hitro bo odgovor našla oseba, na katero sploh niste pomislili, da bi vam znala pomagati. Skupinski pogovori so odločni za viharjenje možganov (ang. brainstorming), kjer prav vsak član ekipe pripomore k snovanju novih idej.

4. Bodite odzivni

Vaša ekipa mora vedeti, da ste jim v času delovnika na voljo in da se lahko zanesejo na vas, zato bodite odzivni. Kar pa ne pomeni, da morate sodelavcem odpisati v prvem hipu, pač pa v nekem primernem času.

Kot že omenjeno – priljubljena aplikacija Slack omogoča ustvarjanje različnih »tematskih« pogovorov, pri katerih lahko izklopite obvestila. Če ima vaša ekipa pogovor »zabava«, lahko prejemanje obvestil v delovnem času izklopite in se »zabavi« posvetite, šele ko končate delo.

5. Postavljajte vprašanja

Svojim sodelavcem v skupinskem pogovoru zastavite vsa relevantna vprašanja, ki se vam porajajo med delom. Hitro boste ugotovili, da se podobni pomisleki pojavljajo tudi drugim, pa si ne upajo vprašati. Dejstvo je, da bo odgovor na vaše vprašanje uporaben za marsikoga. Pomagajte si med seboj, saj ste vsi del ekipe, ki raste in si želi pridobivati nova znanja. Prav zato tudi sami pomagajte odgovarjati na zastavljena vprašanja.

6. Uporabljajte video aplikacije

Aplikacije, kot je že omenjeni Slack, so odlične za ohranjanje stikov med vsemi zaposlenimi, ne pa tudi za sprejemanje odločitev. V kopici sporočil se bodo vaši sodelavci najverjetneje izgubili, zato za razpravo o pomembnih odločitvah raje izberite video klic. Svetujemo vam, da v skupinske pogovore priložite povezavo za vse, ki jih odločitev zadeva.

Pogovor iz oči v oči še vedno ostaja najbolj pristna oblika komunikacije, za katero lahko danes uporabljate video klice. Ti omogočajo, da spremljate sogovornikove geste in obrazno mimiko ter tako sklepate, v katero smer vodi pogovor. Svetujemo vam, da vse sestanke opravite prek video aplikacij. Pri tem naj vam pomaga prispevek, v katerem smo razkrili trike uspešnega video sestanka.

Uporaba video klicev poleg uspešnega prepoznavanja počutja sogovornikov omogoča tudi lažjo komunikacijo in sodelovanje pri različnih projektih. Saj veste, nekaterih stvari se prek Slacka in podobnih aplikacij preprosto ne da razložiti enako, kot če uporabite video klic.

Pri uporabi video programske opreme svetujemo, da vklopite mikrofon samo, ko govorite – saj lahko v sicer šum in dogajanje okoli vas motita druge sogovornike. Čeprav imate izklopljen mikrofon, lahko svoje odzive pokažete z odkimavanjem, prikimavanjem in dvignjenimi palci. Omogočite »mrežni prikaz«, da boste videli vse sodelavce in ne samo tistega, ki ima besedo. Poskrbite, da vas bodo vsi dobro slišali in videli.

 

Sedaj, ko smo na kratko orisali, na kaj je potrebno biti pozoren pri video klicih, je čas, da vam predstavimo najprimernejše aplikacije, ki vam bodo omogočile komunikacijo iz oči v oči.

Slack

Večkrat omenjeni Slack je priljubljena aplikacija, ki uporabnikom omogoča hitro in preprosto komuniciranje s celotno ekipo ali posamezniki. Povežete ga lahko z mnogimi drugimi uporabnimi aplikacijami (Google koledar, Drive, Dropbox, Assna ipd.). Nudi ogromen nabor možnosti, vse od deljenja datotek, preprostega iskanja po sporočilih in pošiljanja raznih opomnikov.

Twist

Twist je aplikacija, ki omogoča organizirano in strukturirano skupinsko komunikacijo, člani pa lahko ustvarjajo ločene pogovore/projekte, med sabo delijo projekte in spremljajo napredek. Njegova strukturiranost zagotavlja, da nobeno sporočilo ne ostane neopaženo. Podobno kot Slack tudi Twist omogoča preprosto besedno iskanje, s katerim lahko najdete leta stara sporočila z vsebovanimi iskanimi besedami.

Flock

Še ena od alternativ priljubljenemu Slacku je Flock, ki ima podobne funkcije kot prej opisane aplikacije: integriran seznam opravkov, omogoča ustvarjanje anket, in kar je najbolj priročno – ima možnost video klica in deljenja zaslonov.

 

Prišli smo do konca seznama nasvetov, ki bodo vam in vašim sodelavcem pomagali pri uspešni komunikaciji. Nekatere nasvete morda že poznate, vseeno pa upamo, da smo na vaš seznam dobrih komunikacijskih praks dodali še kakšno novo, ki jo boste s pridom uporabljali v prihodnjih tednih.

 

V A1 poslovnim uporabnikom za preprost začetek in lažjo motivacijo nudimo vrsto naprednih pisarniških rešitev, s katerimi boste poenostavili in pohitrili prehod lastnega poslovanja v digitalno dobo.